#dialogurileBusinessMark. Mirela Stere, Macromex: „Organizațiile sunt organisme vii, vulnerabile și oricât de bine ar fi procedurizate și monitorizate, angajații vor rămâne ca oxigenul pentru plămâni”
Mirela Stere, Senior Director of Human Resources în cadrul Macromex, a fost invitata noastră la #dialogurileBusinessMark. Printre subiectele abordate în interviu, punctăm: provocările muncii remote, activitatea departamentului de HR în perioada pandemiei și măsurile luate pentru a spori siguranța celor din organizație, beneficiile preferate de candidați.
[divider height=”30″ line=”1″]
Cum a schimbat COVID-19 domeniul dumneavoastră de lucru? Care ați spune că sunt cele mai importante măsuri luate de la debutul acestei pandemii?
Mirela Stere: „Modul de lucru s-a schimbat ca în majoritatea companiilor, presupun: măsuri de prevenție și diminuare a riscului de contaminare cu noul Sars-Cov2, implementarea pentru toate job-urile care nu presupun munca de teren sau lucrul în depozite a lucrului de acasa (WFH), digitalizarea proceselor în majoritatea funcțiunilor de business, accelerarea proiectelor de inovații. Ce am păstrat pe perioada pandemiei? Un important proiect de investiții: Corso – noua platformă logisticî pe care estimăm să o deschidem la finalul acestui an.
Ne-am adaptat extrem de rapid la noul context impus de pandemie și fiecare dintre măsurile/ acțiunile luate au fost la fel de importante pentru că au avut același scop: sănătatea organizației: sănătatea angajaților și sănătatea financiară a companiei.
Dacă mă gândesc la implementarea work from home, un beneficiu la care aspirau colegii, dar pe care nu l-am experimentat niciodată până în 13-14 martie a.c., nici acum nu realizez cum de am reușit să-l implementăm aproape instant din momentul în care s-a luat decizia. În sediul central lucrau până la declanșarea pandemiei în jur de 130 de angajați care au trecut simultan în regim de WFH cu sprijinul discret, dar foarte profesionist al colegilor de la IT. Atât de discret, încât a părut ca totul a decurs fără efort, printr-un singur click. Procesul a continuat în același mod în toată țara, cu toate joburile care erau pretabile WFH (mai mult de 200 de joburi din Marketing, Supply Chain, Trading, Financiar-Contabilitate, IT, Juridic, HR, Administrativ, dar și toata partea de suport operațional din țară).
În departamentele operaționale care au fost active non-stop în toată această perioadă – Vânzări și Logistică s-au luat, tot cu efect imediat, măsuri de siguranță:
- nebulizare spații de lucru accesate de către angajații companiei – HQ, platforme logistice, birouri zonale, linie de ambalare produse;
- măsurarea zilnică a temperaturii angajaților inițial cu termometru clasic iar mai apoi prin montarea de scanerre în locațiile cu flux mare de angajați;
- definire fluxuri de intrare/ ieșire din depozite, atât pentru personalul propriu cât și pentru vizitatori/ colaboratori;
- alocare materiale de protecție (măști, mănuși, dezinfectante);
- medici alocați pentru triajul angajaților în fiecare dintre cele două centre de distribuție: cel din Chajna și cel din Câmpia Turzii.
- procedura de lucru specifică care prevede completare declarații zilnice pentru angajați și vizitatori.
S-a tot vorbit în această perioadă despre eroii din prima linie și au fost menționate cele mai expuse categorii de angajați: medicii, personalul din magazine (mai ales din cele alimentare), șoferii de la firmele de curierat. Dar ca tot acest lanț să funcționeze, au fost prezenți la datorie și eroii din umbră, cei care pregătesc comenzile în depozit, cei care le livrează și colegii din teren. Din nou discreția a fost cuvântul de bază în cazul companiei noastre.
S-a constituit o celulă de criză sau altfel spus o echipă de proiect care a gestionat – și încă gestionează – tot ce ține de diminuarea riscului de infectare cu Sars-Cov-2.
S-a comunicat zilnic și mai apoi periodic, s-au distribuit materiale de conștientizare: s-au lipit afișe în locuri cu vizibilitate mare și accesibile tuturor angajaților.
Relevanța acțiunilor nu vine neapărat din ce tipuri de măsuri s-au luat, întrucât măsurile au fost cele recomandate de către autorități și OMS, cred că importantă a fost viteza de reacție, cât de repede s-au luat măsurile și cum s-au implementat simultan în toate locațiile, colegii din țară fiind ca de fiecare dată de un real ajutor, fiecare lider pentru echipa sa și pentru zona sa.
Și, ca toată lumea, am limitat și anulat deplasările în interes de serviciu, delegațiile, interacțiunile față în față. Am accelerat proiectele de digitalizare care erau nice to have și care au devenit must to have. Am accelerat zona de inovație… dar toate la vremea lor.
Chiar dacă vindem produse alimentare și pespectiva celor care nu cunosc în detalii activitatea în companie, din păcate am avut colegi în șomaj tehnic (divizia HoReCa a fost cea mai afectată) și am avut și disponibilizări datorită contractării pieței.”
Se mai pune problema recrutării de personal în perioada pandemiei? Dacă da, ne puteți spune ce caută în prezent candidații? Mai reprezintă pachetul de beneficii o prioritate în alegerea unui nou loc de muncă?
Mirela Stere: „Cu siguranță că se caută candidați în continuare, iar Macromex are posturile active promovate pe cele două pagini de Facebook proaspăt nascute: „Recrutăm la greu” : https://m.facebook.com/recrutamlagreu/ – pagina destinată pozițiilor vacante din platformele logistice și distribuție – dedicată personalului blue collar și „Discovery Macromex” : https://www.facebook.com/discoverymacromex – o pagină în care promovăm pozițiile pentru white collar și pentru specialiștii din toate departamentele companiei. Aceste pagini de FB completează pagina de Cariere a companiei: https://macromex.ro/cariere și pagina de Linkedin a companiei : https://www.linkedin.com/company/macromex/?viewAsMember=true – toate fiind administrate de către echipa de HR.
Ce caută candidații în prezent? Mai mult decât înainte, se caută siguranța job-ului și stabilitatea companiei. Perspectiva pe termen lung și nu în ultimul rând: salariul generos și proximitatea față de locuință. Beneficiile, după părerea mea, au mai pierdut teren, dar încă fac diferența.
Pandemia este principalul motiv pentru că, dacă vorbim de abonament la sală, nu se mai pretează. Dacă vorbim de servicii medicale, nu se mai întamplă. Dacă vorbim de alte beneficii care implică interacțiune umană la fel, nu mai sunt de actualitate. Tichetele de masă rămân de bază, ca beneficiu. În rest, toate s-au mutat în mediul virtual și după implementarea WFH, probabil că WFO (work from office) va deveni noul beneficiu. Suntem ființe sociale, trăim în comunități și suntem dependenți de interacțiunea umană. Dupa părerea mea, da, încă mai contează pachetul de beneficii în alegerea unui nou loc de muncă, dar numai după ce toate celelalte criterii descrise mai sus sunt îndeplinite. Am spune la modul general, chiar dacî pentru blue collar tichetele de masă nu mai sunt demult în zona de beneficii la nivel de percepție. ”
În contexul lipsei de precedent, cum ați reușit să gestionați frica de necunoscut și incertitudine cu care se poate confrunta personalul? Ce tip de comunicare ar trebui folosită cu angajații pentru a nu amplifica panica în rândul echipelor?
Mirela Stere: „Am comunicat ca dintotdeaua, către toată organizația. Deși avem 460 de joburi cumulate – forța de vânzări (4 canale de vânzare diferite care adreseaza IKA, HoReCa, tradițional trade și canalul Ice cream), șoferi de distribuție și personal de depozit, fiecare dintre aceștia au propria adresă de e-mail și device pentru a o putea accesa, fie de pe laptop, telefon sau info ckiosc . Inclusiv doamnele de la curațenie au adresă de e-mail și primesc mesaje. Le-am transmis mesaje cu modul în care ne-am organizat, le-am distribuit periodic, într-un format prietenos, informații despre Sars-cov2. Am vorbit cu fiecare coleg care trimitea un concediu medical la HR, ne-am asigurat că nu este în zona de pericol nici el și nici colectivitatea.
Am inițiat proiecte care să ne aducă împreună:
- carte de rețete cu produsele companiei și cu rețete dezvoltate de colegi (ne-au luat-o înainte master-chefii cu cartea de rețete virtuală, promitem să îi prindem din urmă);
- am trimis pastile on-line cu exerciții de gym – chiar una dintre colege a susținut o clasă de yoga;
- am păstrat aniversările de la final de lună și le-am mutat în virtual, am primit poze de la colegi și am trimis filmulețe cu aniversații lunii;
- am derulat un proiect de outplacement pentru colegii ale căror poziții s-au desființat;
- comunicarea nu ar trebui să fie foarte diferită de „normalitate”, ar trebui să fie, indiferent de vreme și de vremuri, autentică și adecvată.”
Cum a schimbat COVID-19 domeniul dumneavostră și cum vedeți evoluția acestuia în continuare? Ați fost nevoiți să anulați sau amânați proiecte din cauza pandemiei?
Mirela Stere: „Avem divizii care au fost afectate cum este divizia de sales înghețată, în care demararea sezonului a început cu un delay. Încercăm să recuperam din mers timpul pierdut din cauza restricțiilor impuse. Divizia HoReCa este cea mai afectată și din pacate nu avem o perspectivă asupra deschiderii zonei de business în totalitate.
Proiecte care să se anuleze nu avem – din contră, s-au demarat proiecte noi sau a continuat proiectul de investiție în noua platformă logistică – Corso Distribution Center.
Spre norocul nostru, compania își păstrează echilibrul pentru că acolo unde nu performează o divizie/ linie de business, o altă divizie susține și suplinește. Sper din tot sufletul ca evoluția să fie pozitivă atat pentru noi cât și pentru toate companiile din România, pentru că suntem inter-conectați și cu toții facem parte din același macro-sistem. Odată depașit șocul inițial, ne recalibrăm și continuăm să mergem mai departe. Cu pași cât de mici, numai să avansăm.”
Există și personal care nu își poate îndeplini atribuțiile de acasă. Ce măsuri ați luat pentru siguranța acestor angajați dar și pentru cei care au revenit la birou?
Mirela Stere: „Am descris anterior măsurile luate pentru colegii din operațional. La birouri începusem activitatea din 15 iunie după ce pregatisem în prelabil sediul central:
- nebulizare spații;
- marcaje pe fiecare etaj pentru intrare și ieșire astfel încât să nu ne aglomerăm în aceste zone;
- s-au marcat posturile de lucru și s-au planificat suscesiv în săptămâni alternative WFO/WFH astfel încât să păstram cei 2 m spațiu între angajați și sub 50% prezența în office;
- program de lucru flexibil;
- spațiile comune: săli de mese, Săli de meeting s-au marcat cu număr maxim de colegi care pot folosi simultan spațiu și perioada maximă. De exemplu, în sala de mese pot sta max 3 colegi, fiecare la câte o masă, nu mai mult de 15 minute;
- asigurăm 3 măști/zi de angajat plus materiale dezinfectante;
- lift alocat doar pentru angajații Macromex de către proprietarii clădirii;
- cutii pentru colectare măști folosite pe fiecare etaj;
- tăvițe cu substanță dezinfectantă pe fiecare etaj;
- completare declarație zilnică angajat și vizitator și transmiterea pe o adresă dedicată;
- scanner temperatură la intrarea în cladire pus la dispoziție de către proprietarii clădirii;
- spațiu destinat curierilor pentru a diminua contactul cu personalul propriu;
- flyere cu informații și recomandări în format electronic.
Datorită înmulțirii la nivel național al cazurilor de infectare, dar și pentru că lumea merge în vacanțe în țară și în afara ei, am revenit la WFH până la data de 1 septembrie a.c. În funcție de evoluția virusului vom implementa și alte măsuri, dacă va fi nevoie.”
Ați recrutat personal în această perioadă? Dacă da, ne puteți spune cum s-a schimbat comportamentul candidaților?
Mirela Stere: „Am recrutat în mod activ pentru că în depozite există un turnover natural legat de mediul de lucru (temperatură de minus 24 grade) și desi avem echipamente de lucru rezistente la minus 49 de grade există o barieră psihologica. De aceea și pagina noastră de FB se numește „Recrutăm la greu”. Munca este într-o măsură foarte mare tehnologizată, se folosesc echipamente performante însă depozitele de ambient sunt mai tentante pentru blue collar. Ca să nu vorbim de „ajutorul social” care este cel mai tentant. Însă avem în fiecare platformă logistică un nucleu stabil și asta ne ajută foarte mult. Avem colegi în depozit care depășesc 10 ani de vechime. Comportamentul candidaților nu s-a schimbat din experiența noastră de până acum. Nici la nivel de blue, nici la nivel de white collar. Probabil că am un punct diferit de vedere față de alți specialiști din zona de HR: șomajul nu va regla cererea și oferta, ci doar va scădea gradul de engagement al noilor angajați. Frustrarea este contra-productivă indiferent de context. Ca în orice tip de relație, nu începi o nouă relație purtând pe umeri traumele celei din care tocmai ai ieșit. Poate că vom avea o nouă perspectivă după o mai lungă perioadă.”
Cum s-a schimbat comportamentul și productivitatea angajaților din compania dvs.?
Mirela Stere: „În toată această perioadă am rămas umani și am trăit cu toții teama de necunoscut. Oamenii sunt diferiți, resimt și actionează în mod diferit la emoții, unii au comunicat excesiv, alții au fost mai retrași, unii doreau confirmări și certitudini, alții își continuau activitatea ca și cum nimic nu s-ar fi schimbat. Unii muncesc mai bine și mai productiv la birou, alții sunt mai performanți de acasă. Încă nu am facut un bilanț ca să avem un răspuns ferm pe acest subiect. Învățăm și noi din mers și aplicăm diverse strategii pentru a crește productivitatea și pentru a păstra implicarea și motivarea colegilor.”
Ce lecții credeți că vor învăța organizațiile la finalul acestei pandemii? Care este cel mai important lucru învățat din experiența ultimelor cinci luni?
Mirela Stere: „Nu pot avea decât o perspectivă proprie: organizațiile sunt organisme vii, vulnerabile și oricât de bine ar fi procedurizate și monitorizate, angajații vor rămâne ca aerul/oxigenul pentru plămâni. Ventilarea mecanică este dureroasă și de avarie. Ca să fac o paralelă la situația din prezent.
Mă întorc la „eroii din linia întâi”. Eroii au fost oamenii, nu vreun soft sau vreun concept născut în birou sau laborator. S-au vehiculat o mulțime de teorii despre VUCA, oportunități de reinventare, s.a.m.d. Suntem interconectați la nivel de specie și dacă nu va exista un interes către „binele comun”, nu va mai fi nimic sustenabil. La nivel micro, sau macro.”
Ce calități ar trebui să aibă liderii pentru a se adapta instabilității vremurilor actuale?
Mirela Stere: „Liderii au deja acele calități: sunt autentici, sunt umani, sunt vulnerabili, știu să ceară ajutor, să își asume când greșesc și să împartă reușita cu echipa. A… și să nu fie eroi! Să îi pună în lumina reflectoarelor pe cei care fac rotițele să se învârtă.”
Ce pot face oamenii de HR și managerii pentru a ajuta angajații să rămână în continuare concentrați, motivați si fericiți, fie că lucrează în continuare de la birou sau ca lucrează de acasă? Ce pot face liderii pentru a-și conduce cât mai eficient echipele și pentru a crea o cultură sănătoasă a muncii de acasă? Cum putem suplini lipsa legăturii cu colegii de birou?
Mirela Stere: „Mă intorc la autenticitate. Indiferent de măsurile luate, un manager autentic și asumat este perceput ca fiind corect, indiferent de natura deciziilor sale. Să fii uman, nu să pari uman. Să recunoști daca ți-e frică, dacă nu știi ce să faci, dacă ai gresit. Mi-e frică de managerii perfecți, nu de necunoscut.
O să continuam proiectele comune și o să comunicăm în permanență. Știm că ochii care nu se vad se uită, dar mai știm că atunci când nu folosești un simț, toate celelalte simțuri devin mult mai receptive și mai performante, ne ajută mai mult să ne îndeplinim obiectivele. Dacă avem obiective comune, suntem în aceeași barcă, suntem împreună și continuăm să navigăm pe ape tulburi și necunoscute, dar vâslind cu toții în tandem, către mal.
Am să închei cu o mică poveste: nu știu să inot, îmi este frică de apă. 2005, rafting la Tg Jiu. Barca în care eram cu încă 5-6 colegi s-a răsturnat. Am auzit trainerul agitat cum încearca să vină spre mine, am așteptat cuminte însă nu a mai venit decât după o perioadă de timp care mi s-a părut extrem de lungă. Ulterior am aflat că deși plececase către mine, s-a concentrat sa „salveze” un coleg bun înotator, care facuse atac de panică. La a doua activitate, puteam să aleg cățărare dar ghici ce am ales? Tura a 2-a de rafting, ca să scot un timp mai bun și pentru că imi învățasem lecția de la prima tură, eram curioasă să văd daca pot să termin traseul mai bine.
2019. Curs de coaching. O parte experimentală – port turistic Mangalia. Îmbarcat pe velier, instructați. Am rugat capitanul să imi lase cârma, dacă se poate. Mi-a lăsat-o, sub supravegherea sa. Îmi arată ca target un punct în zare însă mioapă fiind, nu reușeam să-l detectez. Am condus barca cu încredere și pe direcția bună, ajutând și o colegă din echipa căreia i se făcuse rău de la tangaj. Ne putem depăși fricile provocându-le. Putem mai mult decât credem că putem. Motivarea și fericirea sunt stări personale, nu se pot impune. Dar poți să inspiri oamenii și pot deveni și ele contagioase.”
[divider height=”30″ line=”1″]
Despre Mirela:
Mirela a absolvit Institutul de Instalatii pentru constructii din București, Managementul strategic al resurselor umane la Asebuss – Exec-Edu. Deține o Diploma profesională în management, obținută la Open University Business School. Mirela este Trainer autorizat și Manager de HR certificat de către Consiliul de standarde profesionale și atestare.
Și-a început cariera în Resurse umane în 1991, iar cele mai relevante provocări și proiecte le-a coordonat la ultimele două locuri de muncă: First Logistic Distribution (1998-2004) și grupul de firme Macromex (aprilie 2004 – p.a.).
A coordonat proiecte complexe de resurse umane, care au implicat schimbare de cultură a unei companii de stat care și-a modificat ulterior forma de proprietate, negociere cu sindicatele, restructurare colectivă și outplacement, green field-uri în logistică și producție, a facut consultanță pentru partenerii de business, a derulat operațiuni de HR pe piețele din Bulgaria, Cehia, Slovacia și Ungaria. Mirela a fost Manager de proiect pentru proiectul “Competitivitate și performanță prin Academia Macromex” – unul dintre primele proiecte cu accesare de fonduri europene in valoare de 88,000 eur în parteneriat cu compania PicOil.
[divider height=”30″ line=”1″]
Ați ratat primele articole din seria „Dialogurile BusinessMark”? Le puteți citi aici:
Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:
➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/
