Diplomaţia este esenţială unui bun specialist de resurse umane

Interviu cu Ana-Maria Andrei, HR Operations Manager, Bergenbier

Am discutat cu Ana-Maria Andrei, HR Operations Manager, Bergenbier, despre operațiunile din departamentele de resurse umane, despre calitățile unui bun specialist și despre provocările cu care se confruntă industria pe care o reprezintă. Te invităm să citești un interviu interesant în rândurile care urmează.

 

Ce calități considerați că trebuie să aibă un bun specialist de resurse umane?

Pe lângă cunoştinţe şi/sau experienţă practică, eficiență şi proactivitate, diplomaţia este esenţială unui bun specialist de resurse umane. Acesta trebuie să fie empatic şi să vină în întâmpinarea nevoilor angajaţilor.

Practic trebuie să aibă fermitatea necesară pentru a educa angajaţii în privinţa proceselor HR pentru o bună organizare, dar să o tempereze prin diplomaţie pentru a nu fi percepuţi ca agresivi sau lipsiţi de dorinţa de a ajuta.

Care sunt provocările din perspectiva unui Manager de Operațiuni într-o companie mare, funcție pe care o ocupați în prezent în cadrul Bergenbier?

Bergenbier a fost integrată relativ recent (în 2012) în grupul Molson Coors, o multinaţională canadiano-americană ce activează în industria berii de peste 350 de ani şi reuneşte sub umbrela sa branduri internaţionale şi fabrici de bere în Europa, SUA, Canada şi Asia. Ca urmare a acestei schimbări, multe procese şi structuri au fost modificate pentru a deveni mai eficiente,  această transformare continuând şi în prezent.

Introducerea unor sisteme şi platforme online au fost o premieră pentru Bergenbier. Pe lângă provocarea de a lucra la o strategie care să ajute angajaţii să asimileze această schimbare majoră, o altă provocare a venit din a ne asigura că s-au urmărit toate cerinţele legislative şi cele specifice Bergenbier, urmărind direcţia standardizării proceselor la nivel de Molson Coors. Totodată am fost atenţi ca aceste sisteme să fie uşor de folosit şi un real suport pentru angajaţii noştri.

Am fost foarte plăcut surprinsă să constat că Molson Coors nu a impus restricţii în ceea ce priveşte configurarea sistemelor pentru a face economie.  Foarte multe companii folosesc varianta standard a sisteme HR din motive legate de costuri, de multe ori în detrimentul unor procese clare şi facile atât pentru angajaţii care le accesează, cât şi pentru cei ce procesează efectiv acele tranzacţii, îngreunând astfel munca specialiştilor HR.

Componenta de control costuri este foarte importantă şi a fost întotdeauna prezentă în mintea noastră pe parcursul configurării. Ne-a ajutat însă să ştim că urmărim standardizarea unor procese având atât soluţii pentru specificul legislativ al fiecărei ţări cât şi libertatea de a nu face rabat de la eficiență.

Cred că toată această dinamică adusă de transformarea prin care încă trecem aduce o mulţime de provocări şi necesită rapiditate şi organizare pentru a îi face faţă. Aduce însă în acelaşi timp şi o multitudine de oportunităţi de a fi mai buni.

Cu siguranță, problemele cu care se confruntă specialiștii în domeniu diferă în funcție se specifiul companiei (ex. Industria IT, unde salariile sunt mari și fluctuația de personal pe măsură). Cu ce situații se confruntă industria berii în ceea ce privește domeniul resurselor umane?

Industria berii este un mediu extrem de competitiv, drept urmare execuţia strălucită şi livrarea unei calităţi excepţionale sunt o parte din valorile de bază în cadrul Bergenbier /MolsonCoors.

Pentru a putea veni în sprijinul acestor valori este important să identificăm şi să atragem talentele potrivite pentru cele două departamente core ale companiei Sales şi Supply, să menţinem echipele implicate şi, la fel de important, să investim în pregătirea lor. În acest sens am implementat două programe care se ocupă cu instruirea şi pregătirea angajaţilor cu potenţial pentru următoarele mutări în carieră – World Class Commercial Academy şi World Class Supply Chain Academy.

Toate aceste acţiuni previn fluctuaţia de personal şi o menţin în cote acceptabile pentru a ne putea continua activitatea la standardele superioare cu care ne-am obişnuit partenerii şi clienţii.

Angajații constituie principala resursă a unei organizații, de aceea, rolul departamentului de HR este vital pentru o companie. Care este varianta recomandată pentru acesta, inhouse sau externalizare?  Diferă recomandarea în funcție de mărimea, specificul companiei etc., sau există alți factori de care companiile trebuie să țină cont?

Cred că da, depinde foarte tare de specificul şi cultura companiei, cât şi de numărul de angajaţi al acesteia. Sunt situaţii când externalizarea este soluţia cea mai potrivită şi, deşi poate părea că din punct de vedere calitate procesele vor avea de suferit, nu este întotdeauna adevărat.

Externalizarea anumitor zone din HR era foarte populară acum câţiva ani, între timp companiile au început să meargă pe o soluţie de insource să-i spunem. Ceea ce înseamnă că păstrează organizarea în echipe centrale care livrează servicii de cele mai multe ori regional, însă acestea sunt departamente interne, situaţie ce permite un control mai bun asupra livrabilelor, cât şi adaptarea catalogului de servicii livrate mai rapid şi uşor, fără birocraţie (modificări de tarife şi contracte). În plus, fiind angajaţii companiei către care livrează servicii, fac parte din aceeaşi cultură organizaţională, înţeleg mai îndeaproape specificul industriei şi deci, sunt mai eficienţi.

Personal sunt în favoarea insource-ului datorită faptului că îmbină organizarea eficientă din cadrul companiilor ce oferă servicii externalizare  cu componenta de înţelegere şi colaborare mai bună ca urmare a apartenenţei la acelaşi set valori ale companiei şi camaraderia rezultată din a lucra cu un coleg şi nu cu o companie.

Ce rol considerați că avut tehnologia în desfășurarea activităților de HR în ultimii ani? Ce aplicații considerați că au schimbat felul în care funcționează sectorul?

Tehnologia în HR este prezentă de ani de zile, în principal atunci când vorbim de softuri de salarizare, ulterior segmentul de Recrutare, Management Talente şi Evaluare a Performanţei a luat amploare.

Modulele de administrare HR au fost introduse ceva mai târziu, lăsând în urmă practica bazelor de date ţinute în excel completate de căutarea efectivă a informaţiei în dosarele de personal în formă fizică.

În prezent, soluţiile cele mai bune propun integrarea tuturor ariilor HR în cadrul aceluiaşi sistem, permiţând sincronizarea datelor în timp real şi acces facil la informaţie tuturor membrilor din departament.

Cu siguranţă o bază de date solidă aduce eficienţă prin accesarea informaţiei uşor, acurateţea datelor, lipsa nevoii de a menţine informaţia în mai multe fişiere sau sisteme, automatizarea unor procese meticuloase care încărcau în trecut cu mult munca specialiştilor HR.

În concluzie, tehnologia în HR, ca în multe alte domenii, a evoluat rapid şi într-un mod semnificativ, facilitând circulaţia informaţiei rapid către toţi cei care au nevoie să ajungă la ea, făcând posibilă munca în echipe virtuale, automatizând nişte procese care altfel ar fi ocupat foarte mare parte din timpul specialiştilor HR, uşurând urmărirea activităţilor HR şi, nu în ultimul rând, micşorând volumul de hârtii cu care trebuia să ne luptăm în trecut.

Cu toate acestea legislaţia noastră încă nu este suficient de permisivă pentru a putea utiliza la capacitate maximă funcţiile de care dispun softurile HR de pe piaţă şi care ar aduce şi mai multă eficientă şi claritate în procesele HR. Cum pași au fost făcuţi în direcţia aceasta în ultima perioadă, sperăm că în viitorul nu foarte îndepărtat ne vom alinia cu legislaţia unor ţări cum ar fi UK, Spania, Portugalia sau Franţa, unde nevoia de producere şi păstrare a actelor în format fizic a fost redusă la minim.