Măsurarea performanţei în practică. Bune practici: KPIs sau chestionare?

Autor: Cristina Tărâță, Head of Research Department și Trainer, The KPI Institute și Acumen Integrat

Membrii fără rol executiv par a fi lăsați de-o parte din punctul de vedere al măsurării performanţei, dat fiind faptul că nu există multe informații despre modul în care acest proces poate fi optimizat pentru a crește eficiența lor și pentru a asigura succesul unei organizații.

În ceea ce privește performanța echipelor, există două modalități simple de măsurare: utilizarea de metrici pentru o cuantificare obiectivă a performanței sau utilizarea unor alte instrumente de evaluare, precum chestionarele sau opiniile colegilor. Dezavantajul utilizării indicatorilor cheie de performanță sunt: faptul că unele rezultate nu pot fi cuantificate în numere, că efectul anumitor decizii luate poate fi observat doar după un timp mai îndelungat, iar datele sunt furnizate mult prea târziu. De cealaltă parte, chestionarele oferă date într-un timp relativ mai scurt. Împreună cu opiniile colegilor, chestionarele oferă mult mai multe informații, comparativ cu un singur KPI, însă aceste chestionare sunt inevitabil subiective. Astfel, întrebarea care se pune este cum ar putea o asemenea metodă să ofere o evaluare a performanței care să fie corectă, echitabilă, relevantă și comparabilă?

Pentru a balansa avantajele și dezavantajele celor 2 instrumente diferite de evaluare a performanței, organizațiile pot recurge la o îmbinare a acestora și pot integra rezultatele într-un scorecard specific, după cum se poate observa și în exemplul de mai jos:

Recomandări pentru crearea unui scorecard destinat membrilor fără rol executiv:

• Clarificați responsabilitățile, deoarece ele identifică funcția de bază a organismului de guvernare. Acest aspect reprezintă punctul de plecare pentru identificarea factorilor generatori de valoare, care ajută la identificarea elementelor cheie pentru această funcție: recomandări privind planificarea strategică, prezența la reuniuni, monitorizarea consiliului de administrație, managementul riscurilor etc.
• Stabiliți obiective în locul unei liste interminabile de indicatori cheie de performanță. Obiectivele transpun strategia, oferă un context pentru KPI și explică, în termeni simpli, care sunt rezultatele așteptate. De asemenea, se pot include teme strategice (marcate cu albastru închis în exemplul de mai jos) pentru a grupa mai multe obiective.
• Selectați KPI relevanți pentru a fi incluși în scorecard astfel încât să reflecte obiectivele stabilite. Indicatorii selectați trebuie să fie măsurabili, balansați și clar formulați. Relevanța este dată de identificarea țintelor care ilustrează atingerea obiectivelor și oferă informații în procesul de luare a deciziilor. Astfel, accentul se pune nu doar pe acei indicatori care sunt ușor de măsurat, ci și pe cei care aduc valoare. Balansarea indicatorilor presupune alegerea a cel puțin 2 KPI pentru același obiectiv, astfel încât membrii consiliului să nu adopte un comportament negativ (tunnel behavior) din dorința de a atinge țintele stabilite. De exemplu, nu este suficient ca membrii consiliului să fie prezenți la reuniuni (% Rata de participare la reuniuni). Ei trebuie, de asemenea, să se implice activ în cadrul reuniunilor (% Membri implicați activ în reuniuni).
• Stabiliți ținte realiste analizând datele din trecut și infrastructura actuală a sistemului. Țintele trebuie să fie suficient de ambițioase pentru a stârni motivația, dar trebuie să fie și accesibile. În caz contrar, angajații pot fi descurajați.

Selecția eficientă a KPI presupune mai mult decât simpla cercetare a unor exemple uzuale. Este nevoie și de o contribuție internă pentru a defini indicatorii, sau chiar pentru a-i crea. Fiecare organizație poate decide ce presupune în propriul context organizațional o „participare activă la reuniuni”, sau cum se va măsura # Indicele de conștientizare a riscurilor. Totodată, toți indicatorii calitativi se bazează pe chestionare specifice, care pot fi, de asemenea, personalizate contextului organizațional.

Acest tip de scorecard poate cuprinde indicatori diferiți ce se bazează pe utilizarea chestionarelor ca mod de colectare a datelor, și care au capacitatea de a ilustra aspecte pe care indicatorii simpli nu le-ar putea oferi. Cu toate acestea, evaluarea performanței exclusiv pe baza chestionarelor care analizează perspectiva angajaților asupra sistemului de guvernanță, a politicilor, a procedurilor, a nivelului de conștientizare sau a calității reuniunilor se poate dovedi ineficientă în contextul actual.

Utilizați KPI pentru a măsura performanța și nu ezitați să fiți flexibili în a îmbina mai multe abordări pentru a crea un scorecard adecvat nevoilor organizaționale!

Referințe:

• Acumen Integrat (2015), Certificare profesională Indicatori Cheie de Performanță